Тайм-менеджмент в работе руководителя и владельца бизнеса

Тайм-менеджмент переводится как “управление временем”. Речь идет о техниках, которые предлагает тайм-менеджмент. Они помогают повысить свою эффективность, быстрее достигать намеченных целей.
Чем рациональнее руководитель использует свое время, тем больше он успевает.

Например, тайм-менеджмент, в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, предлагает разделить все задачи на четыре категории:


• Важные и срочные. Невыполнение этих задач ставит под угрозу достижение цели и влечет за собой нежелательные последствия.
• Важные, но менее срочные. Эти задачи относятся к основной деятельности. Им нужно регулярно уделять максимум внимания. Но они не требуют срочности.
• Срочные, но неважные. В эту категорию входит операционная деятельность. Ее важно регулярно выполнять, чтобы было время сосредоточиться на главном.
• Неважные и несрочные. Такие задачи не несут никакой пользы сейчас. Возможно, они принесут ее в будущем.

Рекомендуется выбрать самую важную и трудоемкую задачу и выполнить ее до конца.

Тайм-менеджмент начинается с постановки целей. Только определив свои цели, человек может сформировать собственный тайм-менеджмент. Одним из популярных методов, используемых для построения целей, считается технология SMART. Она помогает определить цель по ряду критериев:

• Specific (конкретность). Ответ на вопрос “Что нужно сделать?” описывает результат, который должен быть получен по достижению цели. Например, выполнить годовой план продаж.
• Measurable (Измеримость). Этот пункт указывает, в чем будет измеряться конечный результат. В нашем примере результат будет измеряться в показателях плана: количество клиентов, средний оборот по одному клиенту, количество сделок, средняя сумма сделки.
• Achievable (Достижимость). В разделе указываются, какие ресурсы будут задействованы для достижения цели. Например, запланированы расширение функционала CRM, запуск email-рассылки прайсов для постоянных клиентов, заключены договора с банками на предоставления кредитных услуг для клиентов.
• Relevant (Уместность). Уместность предлагает определить, какие выгоды принесет достижение цели. Например, выполнение плана продаж позволит увеличить прибыль и улучшить финансовое положение компании.
• Time bound (Определенность по времени). Этот критерий устанавливает временные рамки для достижения целей. Так процесс становится более предсказуемым. В нашем примере это год.

Существует множество техник, которые позволяют научиться управлять своим временем. Они подходят как для работы, так и для других сфер жизни. Вот некоторые из них.

1. Pomodoro чередует периоды работы и отдыха. 25 минут выделяется на работу, потом 5 минут — на отдых.
2. Метод 1–3–5 предлагает сгруппировать все дела в девять задач.
3. Методология Канбан делит задачи на три группы и отслеживает их выполнение.
4. Метод GTD (Getting Things Done) предлагает детально расписывать план выполнения каждой задачи.
5. Метод 4D сортирует задачи на четыре типа.
6. Техника «Автофокус» предлагает интуитивно выделить самое интересное дело и работать с ним.
7. Метод «Хронометраж» анализирует и оптимизирует рабочее время.
8. Техника «Бронирование задач в календаре» предполагает работу с календарем, в котором наглядно видно, сколько задач и к какому сроку необходимо выполнить.

Тайм-менеджмент — не панацея, и универсальных методик не существует. Но система предлагает большой набор техник, которые можно адаптировать под свои задачи, приоритеты,собственный стиль жизни. Эффективно используя методы тайм-менеджмента, со временем можно создать свою систему планирования времени, которая помогает быть эффективным и двигаться к успеху.